Bei Gesellschafter-Geschäftsführern kann das Finanzamt eine private Nutzung des Firmenwagens auch dann annehmen, wenn diese vertraglich untersagt ist. Nach der BFH-Rechtsprechung kommt es besonders auf die tatsächlichen Zugriffsmöglichkeiten und nachvollziehbare Nachweise an. Die MTG Wirtschaftskanzlei erläutert, was der Anscheinsbeweis bedeutet und wie sich steuerliche Risiken bei der Dienstwagennutzung begrenzen lassen.
Anscheinsbeweis – warum ein Privatnutzungsverbot allein nicht genügt
Der I. Senat des Bundesfinanzhofs hat mit Beschluss vom 17. Dezember 2025, I B 17/24, seine Rechtsprechung bestätigt. Danach spricht die allgemeine Lebenserfahrung dafür, dass Gesellschafter-Geschäftsführer einen ihnen zur Verfügung stehenden Firmenwagen auch privat nutzen. Dieser sogenannte Anscheinsbeweis ist jedoch erschütterbar.
Unbeschränkter Zugriff und fehlende Nachweise
Besonders für eine Privatnutzung spricht nach dem BFH, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird, organisatorische Maßnahmen zum Ausschluss privater Fahrten fehlen und der Geschäftsführer uneingeschränkt auf den Firmenwagen zugreifen kann. Eine fehlende Privatnutzungsvereinbarung oder ein schriftliches Verbot beseitigen diese Anhaltspunkte nicht automatisch.
Auch bei Fahrten mit betrieblichen und privaten Anlässen geht der BFH davon aus, dass regelmäßig das gerade verfügbare Fahrzeug genutzt wird. Ein Fahrzeugwechsel allein für den privaten Teil der Fahrt entspricht nach seiner Einschätzung nicht der allgemeinen Lebenserfahrung.
Warum die Rechtsprechung zur Lohnsteuer nicht übertragbar ist
Der für Lohnsteuer zuständige VI. Senat unterscheidet zwischen der Erlaubnis zur privaten Nutzung und der tatsächlichen Nutzung eines Dienstwagens. Ein Anscheinsbeweis kann nicht die Feststellung ersetzen, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer überhaupt ein Fahrzeug zur privaten Nutzung überlassen hat.
Bei einer unbefugten Privatnutzung durch einen Gesellschafter-Geschäftsführer beurteilt der I. Senat dagegen einen möglichen Vorteil aus dem Gesellschaftsverhältnis. Beim Alleingesellschafter-Geschäftsführer fehlt zudem regelmäßig der typische Interessengegensatz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Deshalb gelten hier strengere Maßstäbe.
Firmenwagen richtig regeln und steuerliche Folgen beachten
Für die steuerliche Einordnung ist entscheidend, ob die Privatnutzung wirksam als Teil der Vergütung vereinbart wurde oder ohne entsprechende Erlaubnis erfolgt. Davon hängt ab, ob Arbeitslohn oder eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt.
Verdeckte Gewinnausschüttung oder geldwerter Vorteil?
Nutzt ein Gesellschafter-Geschäftsführer den betrieblichen Pkw unbefugt privat, kann darin eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) liegen. Eine vGA darf das steuerliche Einkommen der GmbH nicht mindern. Wird sie erst im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt, können daraus Steuernachzahlungen entstehen.
Ist die Privatnutzung dagegen wirksam als Vergütungsbestandteil vereinbart, liegt grundsätzlich ein geldwerter Vorteil aus dem Arbeitsverhältnis vor. Dieser muss lohnsteuerlich korrekt bewertet und abgerechnet werden. Entscheidend ist, dass Vertrag, tatsächliche Nutzung und steuerliche Abrechnung zueinander passen.
Anscheinsbeweis mit konkreten Tatsachen erschüttern
Eine bloße Erklärung, der Firmenwagen werde ausschließlich betrieblich genutzt, genügt regelmäßig nicht. Erforderlich sind konkrete Umstände, die einen anderen Geschehensablauf ernsthaft möglich erscheinen lassen. Entscheidend ist die Gesamtwürdigung des Einzelfalls.
Ein zeitnah und vollständig geführtes Fahrtenbuch kann dabei helfen. Es ist jedoch nicht das einzig mögliche Beweismittel. Auch andere aussagekräftige Unterlagen und nachweisbar wirksame Zugriffsbeschränkungen können berücksichtigt werden.
Nutzungsvereinbarungen und Kontrollen aufeinander abstimmen
Für die Praxis empfiehlt sich, die erlaubte Fahrzeugnutzung eindeutig zu dokumentieren und mit den betrieblichen Abläufen abzugleichen. Soll eine Privatnutzung ausgeschlossen sein, kommen beispielsweise eine kontrollierte Schlüsselverwaltung, dokumentierte Fahrzeugrückgaben und klare Abstellregelungen in Betracht.
Maßgeblich ist, dass diese Maßnahmen im Alltag tatsächlich wirksam sind. Welche organisatorischen Vorkehrungen und Nachweise im konkreten Fall ausreichen, sollte anhand der tatsächlichen Nutzungsmöglichkeiten geprüft werden.
Die Steuerberatung und Rechtsberatung der MTG Wirtschaftskanzlei unterstützen Sie bei der Prüfung Ihrer Dienstwagenvereinbarungen und der steuerlichen Behandlung der Pkw-Nutzung.
An unseren Standorten in Regensburg, Kelheim, Straubing, Ingolstadt und Nürnberg verbinden wir Steuerberatung, Rechtsberatung und Wirtschaftsprüfung.
