Nach den Kommunalwahlen in Bayern im März 2026 ist es vielerorts zu größeren Änderungen in der Zusammensetzung der kommunalen Beschlussgremien gekommen. Mittlerweile haben die neuen Gremien ihre Arbeit aufgenommen. Vielfach wurden dabei auch die von den Kommunen und Landkreisen entsandten Aufsichtsratsmitglieder neu bestimmt. Dabei sollte neben den erforderlichen Beschlüssen auch bedacht werden, dass die Aktualisierung der beim Handelsregister hinterlegten Aufsichtsratsliste regelmäßig erforderlich wird.
Gesellschaftsrechtlich fakultativ – kommunalrechtlich veranlasst
Bei kommunalen Gesellschaften in der Rechtsform der GmbH besteht ein Aufsichtsrat regelmäßig nicht deshalb, weil das GmbH-Gesetz dessen Bildung verlangt. Vielmehr wird er häufig erst im Gesellschaftsvertrag eingerichtet, um die kommunalrechtlich gebotene Einfluss- und Kontrollmöglichkeit des kommunalen Gesellschafters sicherzustellen.
So setzt Art. 92 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 der Bayerischen Gemeindeordnung voraus, dass die Gemeinde einen angemessenen Einfluss im Aufsichtsrat oder in einem entsprechenden Gremium erhält. Nach Art. 93 Abs. 2 GO soll die Gemeinde bei der Gestaltung des Gesellschaftsvertrags darauf hinwirken, dass ihr erforderlichenfalls Entsendungsrechte in ein solches Gremium eingeräumt werden. Entsprechende Regelungen gelten für Landkreise und Bezirke. Der Aufsichtsrat ist damit aus gesellschaftsrechtlicher Sicht häufig fakultativ, aus kommunalrechtlicher Sicht aber gerade nicht zufällig, sondern zur Sicherung des kommunalen Einflusses eingerichtet.
Dieser Entstehungsgrund ändert jedoch nichts an den handelsregisterrechtlichen Pflichten: Sieht der Gesellschaftsvertrag einer GmbH einen Aufsichtsrat vor, müssen die Geschäftsführer bei jeder personellen Veränderung unverzüglich eine aktualisierte Liste der Aufsichtsratsmitglieder zum Handelsregister einreichen. Rechtsgrundlage ist § 52 Abs. 3 Satz 2 GmbHG. Die Regelung gilt auch für den lediglich gesellschaftsvertraglich vorgesehenen, fakultativen Aufsichtsrat. Bei einer Aktiengesellschaft folgt die entsprechende Verpflichtung aus § 106 AktG.
Inhalt und Frist
Einzureichen ist nicht lediglich eine Mitteilung über die aus- und eintretenden Personen, sondern eine vollständige aktuelle Liste aller Aufsichtsratsmitglieder. Anzugeben sind jeweils:
- Name und Vorname,
- ausgeübter Beruf sowie
- Wohnort, nicht jedoch die vollständige Wohnanschrift.
Eine feste Tagesfrist sieht das Gesetz nicht vor. Die Einreichung muss vielmehr „unverzüglich“, also ohne schuldhaftes Zögern, erfolgen. Maßgeblich ist grundsätzlich der Zeitpunkt, zu dem der Wechsel nach den Regelungen des Gesellschaftsvertrags gesellschaftsrechtlich wirksam geworden ist. Ein kommunaler Entsendungs- oder Wahlbeschluss allein genügt daher nicht in jedem Fall; gegebenenfalls müssen zunächst noch die Entsendung gegenüber der Gesellschaft erklärt oder eine Wahl durch die Gesellschafterversammlung durchgeführt werden.
Ist ein Notar erforderlich?
Für die reine Einreichung der Aufsichtsratsliste ist weder eine notarielle Beurkundung noch eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben. Anders als bei einer Handelsregisteranmeldung wird keine Tatsache in das Register eingetragen; das Registergericht veröffentlicht lediglich einen Hinweis darauf, dass eine neue Liste eingereicht wurde.
Die Übermittlung muss allerdings elektronisch und in einem maschinenlesbaren sowie durchsuchbaren Format erfolgen. Ein Notar ist hierfür nicht zwingend einzuschalten. Etwas anderes kann gelten, wenn gleichzeitig weitere eintragungspflichtige Vorgänge – etwa eine Änderung des Gesellschaftsvertrags – anzumelden sind.
Die Geschäftsführung sollte nach jeder kommunalwahlbedingten Neubesetzung zeitnah prüfen, ob die beim Handelsregister hinterlegte Liste noch aktuell ist. Bei unterlassener oder verspäteter Einreichung kann das Registergericht die Erfüllung der Pflicht durch Zwangsgeld durchsetzen.
