Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Befreiung, Aufbewahrung und Betriebsprüfung

Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre ergänzenden Entgeltunterlagen ausschließlich elektronisch führen. Die bisherige Möglichkeit einer Befreiung entfällt. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Unterlagen betroffen sind, was beim Befreiungsantrag und bei der Aufbewahrung zu beachten ist und welche Rolle die Pflicht bei der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung spielt.

Das Wichtigste in Kürze

• • • Seit 2022 sind ergänzende Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch zu führen.
    • Die Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV endet am 31. Dezember 2026 ohne Verlängerung.
    • Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten.

Welche Unterlagen sind elektronisch zu führen?

Elektronisch zu führen sind ergänzende Nachweise, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung Ihrer Beschäftigten erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere:

• • • Befreiungsanträge geringfügig Beschäftigter von der Rentenversicherungspflicht
    • Erklärungen geringfügig und kurzfristig Beschäftigter zu weiteren Beschäftigungen
    • Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten
    • Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
    • Unterlagen aus einem Statusfeststellungsverfahren
    • Arbeitserlaubnisse und Aufenthaltstitel, soweit sie für die Beschäftigung relevant sind
    • Erklärungen zur Pflegezeit
    • Aufzeichnungen zur Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz
    • Nicht erfasst ist die gesamte Personalakte: Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Abmahnungen unterliegen nicht dieser Pflicht.

Befreiungsantrag: Was gilt bis Ende 2026?

Bestehende Befreiung

Wurde Ihrem Unternehmen eine Befreiung erteilt, gilt diese längstens bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 sind alle neu eingehenden Nachweise elektronisch zu führen.

Antrag für zurückliegende Zeiträume

Ein Antrag auf Befreiung ist beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen. Er kann sich nur noch auf Zeiträume bis Ende 2026 beziehen. Ob ein solcher Antrag in Ihrem Fall sinnvoll ist, etwa mit Blick auf eine anstehende Betriebsprüfung, klären wir gerne mit Ihnen.

Ab 2027 ist die Pflicht für alle Arbeitgeber verbindlich

Liegt eine Entgeltunterlage nur in Papier vor, nicht aber elektronisch, gilt sie als nicht vorhanden. Es drohen daher Prüfungsfeststellungen.

Papierunterlagen digitalisieren: Darauf kommt es an

Unterlagen aus Zeiträumen vor 2027

Arbeitgeber, die bisher befreit waren, müssen Papierunterlagen aus Zeiträumen vor 2027 grundsätzlich nicht nachträglich digitalisieren.

Neu eingehende Papierbelege

Geht ein Nachweis in Papierform ein, ist er in ein elektronisches Format zu überführen. Das Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar, vollständig und eindeutig dem jeweiligen Beschäftigten zugeordnet sein. Eine ungeordnete Ablage einzelner Scans genügt diesen Anforderungen nicht. Die Originale sollten Sie in der Regel bis zum Abschluss der nächsten Betriebsprüfung aufbewahren.

Anforderungen an Dateinamen und Dateiformat

Fordert der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung Entgeltunterlagen an, muss jede Datei eindeutig zuzuordnen sein. Der Dateiname soll deshalb erkennen lassen, um welches Dokument es sich handelt, welchen Beschäftigten es betrifft und auf welchen Zeitraum es sich bezieht.

Dabei gelten folgende Vorgaben:

• • • höchstens 64 Zeichen
    • keine Punkte (außer vor der Dateiendung), Kommas, Sonderzeichen, Umlaute, kein ß und keine Leerzeichen
    • zur Trennung eignen sich Bindestrich und Unterstrich
    • Beispiel: immatrikulationsbescheinigung-mustermann_max-WS_2023-2024.pdf

Unterschriftsbedürftige Erklärungen

Einige Erklärungen erfordern die Unterschrift des Beschäftigten, etwa der Befreiungsantrag eines Minijobbers. Sie können auf Papier unterschrieben und anschließend digitalisiert werden. Eine rein elektronische Unterschrift muss besondere rechtliche Anforderungen erfüllen.

Aufbewahrung elektronischer Entgeltunterlagen

Entgeltunterlagen sind nach § 28f SGB IV bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Steuerliche Aufbewahrungsfristen können darüber hinausgehen. Achten Sie darauf, dass Ihre Software die Unterlagen über diesen gesamten Zeitraum unverändert und auswertbar vorhält.

Was bedeutet die Pflicht für die Betriebsprüfung?

Die Deutsche Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre, ob Arbeitgeber ihre Sozialversicherungsbeiträge korrekt abführen. Ab 2027 erwartet sie die ergänzenden Entgeltunterlagen dabei ausschließlich in elektronischer Form. Fehlende oder nicht ordnungsgemäß geführte Unterlagen können bei der Prüfung beanstandet werden und im ungünstigen Fall zu Nachforderungen führen.

Davon zu unterscheiden ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), bei der Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung direkt an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden. Auch hier entfällt für Abrechnungszeiträume ab 2027 die bisher mögliche Befreiung.

Ihre To Dos für die praktische Umsetzung

Ob Sie mit DATEV, ADDISON Direkt oder einer anderen Lohn- oder Personalsoftware arbeiten: Entscheidend ist ein durchgängiger Ablauf.

1. 1. 1. Bestand erfassen: Betroffene Unterlagen identifizieren und prüfen, welche derzeit in Papierform vorliegen.
      2. Zuständigkeiten regeln: Annahme, Digitalisierung und Ablage der Nachweise verbindlich festlegen. Vertretung regeln.
      3. Digitale Ablage einrichten: Unterlagen in der Lohn- oder Personalsoftware erfassen und eindeutig dem Beschäftigten zuordnen.
      4. Originale aufbewahren: Unterschriebene Erklärungen im Original aufbewahren, sofern sie nicht mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur des Arbeitgebers versehen wurden.
      5. Beratung nutzen: Offene Fragen zur Umsetzung klären. Eine passende Lösung für Ihr Unternehmen kann gerne gemeinsam mit uns festgelegt werden.

MTG & ADDISON Direkt eDokumente: Ihre digitale Personalakte

Wir erstellen bereits Ihre Lohnabrechnungen? Dann können Sie die elektronischen Entgeltunterlagen direkt in der digitalen Personalakte eDokumente in ADDISON Direkt zentral verwalten. Sprechen Sie uns bezüglich der Freischaltung an.

Sie möchten wissen, welche Unterlagen in Ihrem Unternehmen betroffen sind oder benötigen Unterstützung bei der Umstellung? Unsere Lohn-Expertin der MTG Wirtschaftskanzlei steht Ihnen gerne zur Verfügung.