Leiharbeitnehmer sind steuerlich häufig anders zu behandeln als fest im Betrieb angestellte Mitarbeiter – das gilt insbesondere für ihre Fahrtkosten zur Arbeit. In diesem Beitrag erläutert die MTG Wirtschaftskanzlei, wann für Leiharbeitnehmer die Entfernungspauschale und wann Reisekostengrundsätze gelten – und wie Sie Ihre Fahrtkosten steuerlich optimal geltend machen können.
Erste Tätigkeitsstätte oder Einsatzstelle – der steuerliche Unterschied
Für Leiharbeitnehmer ist entscheidend, ob beim Einsatzbetrieb eine sogenannte erste Tätigkeitsstätte vorliegt oder ob es sich lediglich um eine Einsatzstelle im Rahmen einer Auswärtstätigkeit handelt. Nur wenn eine erste Tätigkeitsstätte angenommen wird, sind die Fahrten dorthin lediglich mit der Entfernungspauschale von 0,30 € pro einfachem Entfernungskilometer (ab dem 21. Kilometer 0,38 €) als Werbungskosten abziehbar. Fehlt eine erste Tätigkeitsstätte, können die Fahrten nach Reisekostengrundsätzen mit 0,30 € pro tatsächlich gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg) berücksichtigt werden – was in der Praxis regelmäßig zu einem höheren Werbungskostenabzug führt.
Entfernungspauschale: Begrenzter Abzug bei erster Tätigkeitsstätte
Liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor, gilt steuerlich Folgendes:
Die Entfernungspauschale wird nur für die einfache Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gewährt. Das bedeutet, dass pro Arbeitstag nur ein Weg steuermindernd berücksichtigt wird – unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer tatsächlich hin- und zurückfährt oder mehrere Fahrten unternimmt. Die Pauschale beträgt derzeit 0,30 € je Kilometer, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 € je Kilometer. Weitere tatsächliche Kosten (etwa für Benzin, Tickets des öffentlichen Nahverkehrs oder Verschleiß des Fahrzeugs) bleiben in diesen Fällen grundsätzlich unberücksichtigt.
Für viele Arbeitnehmer ist diese Pauschalierung vorteilhaft, bei Leiharbeitnehmern kann sie hingegen nachteilig sein, wenn die Einsätze zeitlich begrenzt sind und die Voraussetzungen einer ersten Tätigkeitsstätte eigentlich gar nicht erfüllt werden.
Reisekostengrundsätze: Volle Kilometervergütung ohne erste Tätigkeitsstätte
Gibt es keine erste Tätigkeitsstätte, sind die Fahrten eines Leiharbeitnehmers zur Einsatzstelle steuerlich als Dienstreisen zu behandeln. Dann greifen die Reisekostengrundsätze:
Die Fahrtkosten sind mit 0,30 € pro tatsächlich gefahrenem Kilometer abzugsfähig – also für Hin- und Rückweg. Dadurch kann sich der abziehbare Betrag im Vergleich zur Entfernungspauschale nahezu verdoppeln. Zusätzlich können unter Umständen weitere Reisekosten, etwa Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungskosten, steuerlich berücksichtigt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Für Mandanten – ob Privatpersonen oder mittelständische Unternehmen – ist es daher wichtig, die Einordnung der Fahrten korrekt vorzunehmen, um keine steuerlichen Vorteile zu verschenken. Die Experten der MTG Wirtschaftskanzlei in Regensburg, Kelheim, Straubing, Ingolstadt und Nürnberg unterstützen Sie dabei im Rahmen der Steuerberatung und Lohnabrechnung gerne.
Dauerhafte Zuordnung und aktuelle BFH-Rechtsprechung zur Leiharbeit
Ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, hängt in erster Linie von den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen des Arbeitgebers ab. Grundsätzlich gilt:
Ordnet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dauerhaft einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung zu – etwa einem bestimmten Betrieb oder einer festen Dienststelle –, so begründet dies dort die erste Tätigkeitsstätte. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere auszugehen, wenn der Arbeitnehmer
- unbefristet,
- für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder
- über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an derselben Tätigkeitsstätte eingesetzt werden soll.
Warum Leiharbeitnehmer meist keine erste Tätigkeitsstätte beim Entleiher haben
Für Leiharbeitnehmer gelten Besonderheiten: Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Arbeitnehmer in unbefristeten Leiharbeitsverhältnissen in der Regel nicht dauerhaft einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Entleihers zugeordnet werden können. Die Begründung: Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) erlaubt dem Verleiher regelmäßig nicht, denselben Leiharbeitnehmer länger als 18 Monate demselben Entleiher zu überlassen. Eine unbefristete, auf Dauer angelegte Zuordnung zum Betrieb des Entleihers ist damit arbeitsrechtlich ausgeschlossen.
Diese arbeitsrechtliche Begrenzung wirkt sich unmittelbar auf die steuerliche Beurteilung aus:
Mangels dauerhafter Zuordnung liegt beim Entleiher keine erste Tätigkeitsstätte vor. Der Einsatz des Leiharbeitnehmers ist daher steuerlich als Auswärtstätigkeit zu qualifizieren – mit der Folge, dass die täglichen Fahrten zur Einsatzstelle nach Reisekostengrundsätzen abzugsfähig sind.
Für Leiharbeitnehmer bedeutet dies häufig eine deutliche steuerliche Entlastung, da die Fahrten vollständig (Hin- und Rückweg) mit 0,30 € je Kilometer angesetzt werden können. Unternehmen, die Leiharbeitnehmer einsetzen, sollten diese Rechtslage bei internen Richtlinien zur Reisekostenabrechnung berücksichtigen.
Praxisempfehlung: Fahrtkosten richtig dokumentieren und prüfen
Damit Leiharbeitnehmer ihre steuerlichen Vorteile optimal nutzen können, ist eine sorgfältige Dokumentation der Fahrten empfehlenswert. Dazu gehören insbesondere
- ein übersichtlicher Fahrtenkalender mit Datum, Einsatzort und Kilometerangaben,
- Verträge oder Einsatzpläne, aus denen die zeitliche Begrenzung der Überlassung hervorgeht,
- Nachweise über wechselnde Einsatzorte oder Unterbrechungen beim Entleiher.
Unternehmen sollten ihre Arbeitsverträge, Überlassungsverträge und internen Reisekostenrichtlinien regelmäßig daraufhin prüfen, ob sie mit der aktuellen BFH-Rechtsprechung im Einklang stehen. Eine falsche Einordnung der ersten Tätigkeitsstätte kann bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu Nachzahlungen führen. Die MTG Wirtschaftskanzlei unterstützt Sie hierbei mit Steuerberatung, Rechtsberatung und Wirtschaftsprüfung und entwickelt gemeinsam mit Ihnen rechtssichere und praxistaugliche Lösungen.
Weitere Informationen zu unseren Leistungen finden Sie auf unseren Seiten „Steuerberatung“, „Arbeitsrecht“ und „Lohn- und Gehaltsabrechnung“ der MTG Wirtschaftskanzlei.
