Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Urteil vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) entschieden, dass Arbeitgeber ihre Pflicht zur Gehaltsabrechnung auch durch eine elektronische Bereitstellung im digitalen Mitarbeiterpostfach erfüllen können. Damit wird die gesetzliche Vorgabe aus § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO, wonach die Abrechnung in Textform erfolgen muss, auch bei elektronischer Zustellung gewahrt.
Digitale Gehaltsabrechnung: Entscheidung des BAG
Für Unternehmen bedeutet dies eine rechtssichere Möglichkeit, Lohn- und Gehaltsabrechnungen digital und effizient bereitzustellen – vorausgesetzt, die Rahmenbedingungen sind korrekt umgesetzt.
Holschuld des Arbeitnehmers
Nach Auffassung des BAG handelt es sich beim Anspruch auf Gehaltsabrechnung um eine sogenannte Holschuld. Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss die Abrechnung lediglich an einer elektronischen Ausgabestelle – beispielsweise dem passwortgeschützten Postfach – zur Verfügung stellen. Ein zusätzlicher Nachweis, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung tatsächlich abgerufen hat, ist nicht erforderlich.
Interessen der Beschäftigten wahren
Gleichzeitig betonte das BAG, dass die Interessen der Arbeitnehmer berücksichtigt werden müssen. Beschäftigte, die privat keinen Online-Zugang besitzen, dürfen nicht benachteiligt werden. Arbeitgeber müssen daher sicherstellen, dass ein alternativer Zugang – etwa über betriebliche Geräte oder eine gedruckte Version – möglich ist.
Darüber hinaus verwies das Gericht den Fall zurück an das Landesarbeitsgericht Niedersachsen. Dieses muss nun prüfen, ob die Einführung und der Betrieb eines digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen. Arbeitgeber sollten deshalb auch die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats im Blick behalten, bevor sie ein digitales System einführen.
Fazit: Digitalisierung ja – aber rechtssicher
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts zeigt: Die digitale Gehaltsabrechnung ist zulässig und praxistauglich. Dennoch müssen Arbeitgeber die rechtlichen Rahmenbedingungen einhalten, insbesondere Datenschutz, Mitbestimmung und Arbeitnehmerrechte. Wer diese Punkte berücksichtigt, kann von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und gleichzeitig Rechtsrisiken vermeiden.
Die MTG Wirtschaftskanzlei in Regensburg, Kelheim, Straubing, Ingolstadt und Nürnberg berät Unternehmen umfassend zu Fragen der Arbeits- und Sozialversicherung, zur Gestaltung digitaler Prozesse und zu den Mitbestimmungsrechten von Betriebsräten.
