Ab dem 1. Januar 2025 gilt bekanntlich die Pflicht zur elektronischen zur elektronischen Übermittlung von Finanzbuchhaltungsdaten (FiBu-Daten) an die Deutsche Rentenversicherung (DRV). Arbeitgeber müssen im Rahmen der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung (§ 28p SGB IV) nicht nur Entgeltabrechnungsdaten, sondern auch relevante Finanzbuchhaltungsdaten digital übermitteln.
Diese Änderung betrifft alle Arbeitgeber – unabhängig von der eingesetzten Lohnsoftware oder Dienstleisterstruktur – und ist ein zentraler Bestandteil der elektronischen Betriebsprüfung (euBP).
Pflichten und Fristen für Arbeitgeber
Übergangsregelung bis Ende 2026
Auf Antrag kann bis 31. Dezember 2026 noch auf die elektronische Übertragung verzichtet werden. Danach ist die digitale Übermittlung verpflichtend und ausnahmslos vorgeschrieben. Arbeitgeber sollten sich daher frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten, um reibungslose Betriebsprüfungen sicherzustellen.
Besondere Anforderungen bei Softwarewechsel
Besondere Beachtung gilt beim Wechsel der Lohnabrechnungssoftware – insbesondere bei Arbeitgebern, die ihre Entgeltabrechnung intern (inhouse) durchführen.
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, die für die nächste Betriebsprüfung relevanten Entgeltunterlagen aus dem bisherigen System vor dem Wechsel an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu übermitteln.
Die übermittelten Daten werden dort bis zur nächsten Prüfung gespeichert. Es genügt nicht, ausschließlich auf Archivfunktionen des neuen Systems zu vertrauen. Auch bei einem Wechsel zwischen Steuerberater, Lohnbüro oder Rechenzentrum ist eine ordnungsgemäße Übertragung erforderlich – unabhängig davon, ob die Lohnsoftware identisch bleibt.
Konsequenzen bei fehlerhafter Übermittlung
Fehlerhafte oder unterlassene Datenübertragungen können zu Verzögerungen und Nachforderungen im Rahmen der Betriebsprüfung führen.
Insbesondere wenn Altdaten später nicht mehr verfügbar sind, kann die DRV eine erneute Datenanforderung oder eine nachträgliche Prüfung verlangen. Arbeitgeber riskieren dadurch unnötigen Mehraufwand und Verzögerungen im Prüfungsverfahren.
Praxistipps für Arbeitgeber
1. Frühzeitige Planung
Bei Software- oder Dienstleisterwechsel sollte die euBP-Übermittlung fest eingeplant werden, um Fristen und technische Anforderungen einzuhalten.
2. Systemprüfung
Überprüfen Sie, ob die eingesetzte Lohnsoftware systemgeprüft ist und das euBP-Verfahren vollständig unterstützt.
3. Dokumentation sichern
Bewahren Sie Sendeprotokolle und DRV-Quittungen revisionssicher auf. Diese dienen als Nachweis im Rahmen künftiger Betriebsprüfungen.
Beratung durch die MTG Wirtschaftskanzlei
Die MTG Wirtschaftskanzlei unterstützt Arbeitgeber bei der rechtssicheren Umsetzung der euBP-Pflichten und bei Fragen zur elektronischen Datenübermittlung an die Deutsche Rentenversicherung.
Sprechen Sie uns gerne an – wir beraten Sie praxisnah, kompetent und zukunftsorientiert.
