Eine Verabschiedungsfeier zum Ruhestand kann lohnsteuerlich unproblematisch sein, wenn sie als betriebliche Veranstaltung des Arbeitgebers ausgestaltet ist. Die aktuelle BFH-Rechtsprechung schafft hier mehr Klarheit für Unternehmen, Vorstände und Mitarbeitende. Für die Praxis der Steuerberatung zeigt sich: Entscheidend sind nicht allein die Kosten, sondern vor allem Anlass, Gastgeberrolle, Gästeliste und der betriebliche Charakter der Feier.
BFH stärkt die lohnsteuerliche Einordnung betrieblicher Verabschiedungsfeiern
Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs ist für Unternehmen besonders relevant, weil Verabschiedungen, Empfänge und offizielle Übergaben in der Praxis häufig vorkommen. Sie zeigt, dass die Kosten einer solchen Veranstaltung nicht automatisch zu steuerpflichtigem Arbeitslohn beim ausscheidenden Arbeitnehmer führen. Maßgeblich ist vielmehr, ob die Feier dem Arbeitgeber zuzurechnen ist oder ob tatsächlich eine private Feier des Arbeitnehmers vorliegt.
Kein Arbeitslohn bei einem Fest des Arbeitgebers
Nach der Rechtsprechung liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn der Arbeitgeber die Aufwendungen für einen Empfang anlässlich der Verabschiedung in den Ruhestand übernimmt und die Veranstaltung als Fest des Arbeitgebers einzuordnen ist. In diesem Fall werden die Gäste nicht aus privaten Gründen des Arbeitnehmers bewirtet, sondern im betrieblichen Interesse des Unternehmens.
Im entschiedenen Fall hatte ein Geldinstitut einen Empfang in den eigenen Geschäftsräumen veranstaltet, um den scheidenden Vorstandsvorsitzenden zu verabschieden und zugleich dessen Nachfolger einzuführen. Die Organisation erfolgte über die Personalabteilung, die Gästeliste wurde nach geschäftsbezogenen Kriterien zusammengestellt und der Charakter der Veranstaltung war klar beruflich geprägt. Gerade diese Umstände waren für die steuerliche Bewertung ausschlaggebend.
Die 110-Euro-Grenze ist nicht in jedem Fall entscheidend
Das Finanzamt hatte argumentiert, dass übliche Sachleistungen des Arbeitgebers aus Anlass einer Verabschiedung steuerpflichtig seien, wenn die Aufwendungen je Gast 110 Euro überschreiten. Der BFH hat jedoch deutlich gemacht, dass diese Betrachtung nicht schematisch erfolgen darf. Zunächst ist immer zu prüfen, ob überhaupt ein Vorteil mit Entlohnungscharakter beim Arbeitnehmer vorliegt.
Ist die Veranstaltung ein betriebliches Fest des Arbeitgebers, fehlt es regelmäßig bereits an steuerpflichtigem Arbeitslohn. Damit kommt es nicht allein auf die Höhe der Bewirtungskosten an. Für Unternehmen bedeutet das mehr Rechtssicherheit, zugleich aber auch die Pflicht, den betrieblichen Anlass und die organisatorische Ausgestaltung sauber zu dokumentieren.
Welche Kriterien in der Praxis über die Steuerpflicht entscheiden
Für die lohnsteuerliche Beurteilung kommt es stets auf eine Gesamtwürdigung des Einzelfalls an. Der BFH nennt dafür mehrere Kriterien, die Unternehmen bei der Planung von Verabschiedungen, Jubiläen oder vergleichbaren Empfängen beachten sollten. Eine frühzeitige Abstimmung mit der MTG Wirtschaftskanzlei kann helfen, lohnsteuerliche Risiken zu vermeiden und betriebliche Veranstaltungen rechtssicher zu gestalten.
Auf Gastgeber, Gästeliste und Veranstaltungsort kommt es an
Ob eine Feier als Veranstaltung des Arbeitgebers oder als private Feier des Arbeitnehmers anzusehen ist, richtet sich nach mehreren Merkmalen. Wichtig sind insbesondere der Anlass der Feier, der offizielle Gastgeber, die Bestimmung der Gästeliste, der Teilnehmerkreis, der Veranstaltungsort und der gesamte Charakter des Empfangs. Je stärker diese Punkte betrieblich geprägt sind, desto eher spricht dies gegen steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Im Streitfall trat das Geldinstitut selbst als Gastgeber auf. Eingeladen waren vor allem Personen aus dem beruflichen und öffentlichen Umfeld, darunter Gremienmitglieder, Vertreter von Banken, Verbänden, Kammern und Medien. Dass die Veranstaltung in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers stattfand und mit der Einführung des Nachfolgers verbunden war, unterstrich zusätzlich den offiziellen Unternehmensbezug.
Auch Kosten für den Arbeitnehmer und seine Familie können unschädlich sein
Besonders praxisrelevant ist die Klarstellung des BFH, dass selbst die auf den verabschiedeten Arbeitnehmer und seine Familienangehörigen entfallenden Kosten nicht zwingend als Arbeitslohn zu erfassen sind. Nach Auffassung des Gerichts kann die Teilnahme naher Angehöriger bei einer solchen offiziellen Verabschiedung gesellschaftlich üblich sein und verändert den Charakter der Veranstaltung nicht automatisch in eine private Feier.
Für Arbeitgeber ist das eine wichtige Entlastung. Dennoch sollte die Veranstaltung insgesamt erkennbar betrieblich geprägt bleiben. Unternehmen sollten deshalb Einladungsmanagement, Anlassbeschreibung und Ablauf dokumentieren.
